2007年4月、開所と同時にちょうじゅシステム（現CAREKARTE）を稼働しています。
江古田の森運用に先立ち、すでに法人の別施設で介護記録の電子化が果たされており、運用経験者を中心に“江古田の森としての”システム運用を再構築し運用をスタートしています。
導入当時よりモバイルツールをフル活用していましたが、まだiPadは販売されていなかったため、PDAを使用し無線LANを通じて情報のデータベース化を行っていました。無線機器を使用した”飛び道具”はかなり効果的でしたね。
大規模施設のため多くの職員を採用してのスタートでしたが、システム構成、運用方法、操作研修等の工程を経て比較的混乱なく業務に取り入れることができました。
特に前職ではすべて手書き作業が中心だったので、このシステムは画期的であり、操作面もそこまで難しくもなくスムーズにスタートできたと思います。
まずわかりやすいところで言うと、出勤したらまずシステムを見る。特に申し送り事項を見てから必ず業務に入るようにしています。
大規模施設では常に膨大な情報が発生しますので、職員も意識的に自分から情報を集めるという運用が根付いています。
申し送りの時間をゼロにするつもりはありませんが、５分程度で済んでいますので、すぐサービスに入れる体制にしています。
PDAから現在はiPadに変更していますが、記録の入力は基本的にケアを行ったらすぐ送信しています。
全体で情報共有をするタイミングを意識的に早めるようにするためです。
一部はどうしても残りますが、紙のチェック表やメモレベルのものは極力なくすようにしています。
お使いになられる施設によって違うとは思いますが、事故報告書及び苦情報告書の管理機能が日課業務と連動しているので、注意情報がタイムリーに伝わるところが活用のポイントになっています。
事故記録のテンプレートや報告書は後に追跡できるよう、独自のものとしてカスタマイズも行っています。
記録は申し送りに展開されますし、ちょっとした使い方として記録の表示期間設定ができるので業務ルールとして注意喚起の期間設定事故発生時は、経過も含め常に目に付く状態にしています。
また、画像の記録化が本当に簡単にできるため、画像の使い方を工夫して良く活用されています。
事故時の再現画像をを取り込んだり、利用者の臥床時のポジショニングなど画像記録とし、事故記録と同様に一定期間常に表示させることで記録の管理＋一部マニュアルのような使い方もしています。
教育研修委員会を中心に行っています。事前に新人研修を行い、配属に分かれた後に必ずOJTトレーナーをつけて業務指導を行っていますが、その中で具体的な使用方法や運用方針を学習することになっています。最近の若い方は抵抗もなく、むしろ楽しんで積極的に取り組んでくれますので、詳しい説明をしなくても覚えるのがとても速いです。
EPAで来られた職員も普通に使用しています。
大規模複合拠点である江古田の森は、複数のサービスをご利用いただく利用者様に対し各事業所が相互に連携を強化する必要があります。
場所を変えずに必要なサービスをすぐ受けられる、必要なサービスを必要な分だけ状態に合わせて移行していく・・・高齢者と障がい者の共生を法人として20年以上前から運営しています。
１か所で400名を超える職員が勤務しており、ご利用者様へシームレスなサービス提供を行うため、リアルタイムな情報共有を実現する事が不可欠と考えています。
そのためにセンター全体の統一性をいかに確立するか？という点に対しちょうじゅによる現場業務のICT化やISOの取得などの取り組みを積極的に行ってきた経緯があります。
システム運用ではセンターの独自性に柔軟に対応できるちょうじゅが効果を発揮しています。
過去二度ほどちょうじゅによる大規模な運用の見直しをカスタマイズという形で実施しています。
開所から常に施設業務は変化しており、それに対しツールも柔軟に変更する必要がある。それに耐えうるシステムがちょうじゅと考えています。
細かい運用変更によるカスタマイズは随時発生していますが、大規模な見直しの際には委員会が組織されメンバーを中心にカスタマイズ検討がなされる仕組みになっています。たとえ利用者様の利用事業所が違っていてもセンター内ですぐに顔が見え、職員も事業所をまたぎ横断的な情報共有ができる・・・そんなシステム運用を確立しています。
社会福祉法人 南東北福祉事業団
総合東京保健福祉センター 江古田の森
特別養護老人ホーム、介護老人保健施設、ケアハウス、通所リハビリ、通所介護、訪問サービス、居宅介護支援事業所
〒165-0022 東京都 中野区江古田 三丁目14番19号