Newsお知らせ

第2回CCJユーザーWEB交流会を開催しました

2021年11月10日

 

今回のテーマは「BCP対策とコミュニケーションツール」です。
介護サービスを中断させない、中断した場合は復旧させるためにどんな対策が必要か、情報共有を行いました!

 

開催日時

2021年11月5日 13:30~14:30

 

開催方法・参加施設

ZOOM
参加は九州・中国・沖縄の6施設

 

開催目的

・コロナ化において毎年開催しているユーザー交流会の実施ができていないため、Zoom等のWEBツールを活用しユーザー同士の親交を深める
・他ユーザー様のICT活用事例を参考にすることで自施設の運用に役立ててほしい
・制度改正の情報共有や新しい加算に対しての取得に向けて取り組みなどの情報共有を行う
・CAREKARTEというツールを活用し、新たな関係性を構築する

 


BCP対策とコミュニケーションツール 事例紹介

 
■BCPとは

BCP:(Business Continuity Plan)業務継続計画
介護サービスを中断させない、中断した場合は速やかに復旧するための計画
・2021年介護報酬改定制度の柱の1つ。業務継続計画の策定が義務化された。完全義務化は2024年度からとなる
・役に立ったBCP対策ランキングでは「職員との連絡」「利用者家族との連絡」といった対策がある
→「連絡」に焦点をあててコミュニケーションツール「LINE WORKS」を紹介

 

■社会福祉法人でのLINE WORKS活用

・2018年「西日本豪雨災害」がきっかけでBCP(事業継続計画)の緊急連絡網整備として導入
・SNS利用はSLA保証(Service Level Agreement)が必要。フリープランはSLA保証がないため、ライトプランで利用している
・ワークスモバイルジャパン→日本の法律に則って運営
・セキュリティ
→日本の法令順守している。日本国内のデータセンターを利用

 

【実際の活用方法】

・トーク(個人・グループ)、カレンダー、アンケート、掲示板…etc.様々な機能がある
・オフィスの環境がオンラインになるようなイメージ
・通常のLINEとの連携も可能
・既読の確認ができる、未読者に対して再通知の機能もある為、情報発信が楽
・カレンダーの共有も可能

 

【LINE WORKSを使うメリット】

・LINEとは別アプリの為電話番号等の個人情報は不要
・アンケートで日程調整や意見の共有を簡単にできる(匿名可能)
・相手が既読したかどうかわかる
・書類が減って、管理がとても楽になる
・緊急連絡網を作る手間がなくなる

 

【アマゾンビジネスとの連携】

・領収書、レシート不要(ex.ハロウィンの衣装、チョーク等)
・物品購入の申請フロー管理を今後追加予定
・業務効率化に繋がった

 

■CCJ情報セキュリティ担当よりBCPに関して(元医療法人でBCP担当)

医療側は緊急事態用マニュアルを設置することが義務付けられていた。いかにシステム運用に取り入れていくかも重要であるが、それを見られなくなった場合はどうするのかという部分を、皆様で共有できる状態にしておくことが重要。システム化されたとしても、システムが停止するなど何かあった際にはどのように対応するのかという部分を決めておくことが大切。

 

質疑応答

Q.このツールを管理する上で、管理者側は大変ではないですか。

A.導入の時は少し大変ですが、相互に連絡を取り合うメインの使い方は普段のLINEで慣れている人が多いので、基本の操作方法は教育がいりません。

Q.LINEWORKSのアプリを入れたらいいですか。通常のLINEとアイコンがわからなくなりそうです…

A.アイコンは違います。休みの日は通知を切ってOKなど、施設によって運用ルールを決めています。

Q.カレンダーで予定に部署の頭文字をつけているとのことでしたが、それも施設独自の運用方法ですか。

A.そうです。施設で決めた独自のルールで使っています。

Q.通知をオフにしていた場合、緊急時の通知はどうなりますか。

A.未読の職員が確認できるので、対象者に個別に連絡しています。

Q.スマホを持っていない人の連絡はどうしていますか。

A.ガラケーの職員が1名いますが、管理者がスマホを持っていない人に連絡するようにしています。

Q.サイボウズの検討をしています。LINEWORKSでのトラブルや改善してほしい点等はありますか。

A.1人ひとりの連絡先を聞く必要がないのがLINEWORKSのメリットの1つです。まだ、これといったトラブルはないです。

Q.入職者、退職者の管理はどうなりますか。

A.アカウントの追加や削除も簡単にできます。

Q.スマホ、ガラケーでしか使えませんか?PCは?

A.PCでもスマホでも利用できます。ブラウザ版:ファイルの共有が楽 アプリ版:ビデオチャットが楽

Q.LINEWORKSで安否確認はどのように活用していますか。

A.アンケート機能を使っています(集計画面もあり、状況が確認しやすい)CSV出力も可能です。

Q.就業中のスタッフに対しての介護に関する情報共有は別の方法で連絡を取りますか。

A.施設内での介護の情報共有はCAREKARTEを使っています。LINEWORKSでは施設間での法人運営に関わる部分で使用しています。

Q.業務中は個人携帯は持っていません。そういった場合、どのような運用となりますか。

A.CAREKARTEで使用しているモバイルにLINEWORKSを入れた運用が可能です。

Q.CAREKARTEで記録中にLINEの通知がきたら中断されますか。

A.中断はされません。通知方法もポップアップ等の設定ができます。

 

情報共有による業務改善や、

ユーザー様同士の関係構築につながっていれば嬉しいです!

ご参加くださった皆様、ありがとうございました!