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Case Study Vol.08

導入事例

システム連携が働き方を変える!
〜設備の標準化で事業所間の助け合いを支援〜

社会福祉法人 ひだまり

「年を取っても、認知症になっても、障がいを持って生まれても、地域で住み続けるために」
子どもからお年寄りまで多世代がお互いに支え合える居場所作りを目指して、滋賀県米原市で障がい児者支援や、高齢者介護サービス、買い物支援などの独自の事業を展開する、社会福祉法人ひだまりさま(16事業所)に、ケアカルテを導入した理由とその効果を伺いました。

中央)社会福祉法人ひだまり 理事長 永田かおりさん
左)ほっとひだまり管理者 三宅祐子さん 右)笑みの家ひだまり 副管理者 臼井志織さん

記録と連携に圧倒的な使いやすさがあった

―現在(2022年8月)ケアカルテを3拠点で導入されていますが、きっかけや選んだポイントを教えてください。

(永田さん)
当社がケアカルテを導入したのは令和3年です。看護小規模多機能事業所と障がい福祉事業所に導入しました。元々、高齢者介護分野では記録は手書きで、請求だけシステムを使っていました。特別養護老人ホームを新設するタイミングで、もっとシステム化していこうと、令和2年頃から本格的に色々なシステムを比較・検討し始めました。当社には介護と障がい支援の複合事業があり、記録や請求などのシステムはそれぞれに入っていて管理がバラバラでした。そのため一元管理できるシステムを探していましたが、記録と請求が全て連携できるシステムはひと握り。その中で、介護だけではなく障がい福祉もしっかりサポートされており、さらに記録機能が他社と比べて優れていると感じたのが、ケアカルテでした。これを機に記録システムを導入していなかった拠点と、新しく立ち上げた事業所にケアカルテを導入しました。訪問看護のみ、現場の意向で従来のシステムとケアカルテを併用していますが、最終的には統合したいと考えています。
 

―ケアカルテの記録機能で優れていると感じたのは、どの部分でしょうか?

(永田さん)
何よりカスタマイズに優れていますね。元々手書きの記録をしてきた拠点での導入については、現場からカスタマイズの要望が数多く出ました。例えば、「介護に関しては写真はいらないね」と写真を載せられるスペースは削除。食事の量やレクリエーション、入浴、夜間の様子などの記録スペースは調整したり、処置内容の入力は機器と連動するようにしました。敬語での入力は「文字数が多くなって、記入スペースがもったいないからやめよう」など。また、手書き時代の良さをカスタマイズでシステム内に残すように、オーダーメイドの帳票も多数”追加カスタマイズ”していきました。他社のシステムでもカスタマイズはしてもらえますが、その度に別料金がかかることが多いんです。ケアカルテは“使いやすいようにシステムを変えられる”が前提で作られていて、ありがたいですね。


 

丁寧なサポートが使い勝手の良さを後押し

―導入時に苦労したことはありましたか?

(臼井さん)
ITが得意なスタッフがいるわけではないので、最初は不安ばかりでした。特に、新規事業所の立ち上げと同時に導入した拠点では、業務の流れを作りながらシステムの運用ルールも作っていく必要があり、大変でした。初めてケアカルテを触るスタッフばかりだったので、導入前にeラーニングで操作の研修を行ないました。4月の立ち上げに向けて2月と3月で研修やeラーニングに参加し、操作に慣れるようにしました。不明なことがあれば営業担当さんやサポートセンターに電話やオンラインで質問し、その都度こまめに対応してもらいました。少しでもわからないと「電話しよう!」って(笑)。本当に優しく教えていただいて、心強かったです。やってみるとそんなに難しくなく、どんなスタッフでも使えるシステムでした。

(永田さん)
慣れるまで時間がかかるかなと思っていましたが、半年で慣れることができました。また、事業所間で連携ができるので、職員が異動した時も戸惑うことなく同じシステムを使いこなすことができ、とても助かっています。まだ導入していない事業所にも、今後ケアカルテを導入していこうと思います。


 

利用者とコミュニケーションの時間を増やすことができた

―ケアカルテを導入して良かった点はどこでしょうか?

(永田さん)
メリットばかりです!まず手書きの手間が省略できたことや、過去の記録を振り返りやすいこと。必要な利用者だけ検索をかけて情報を拾うことができたり、一端末でナースコールなど諸々の通知を受けて管理できるようになったことが嬉しいポイントです。また、夜間など職員の数が少ない時も助かっています。特に看取りの方や身体の調子が不安な方は見守り機器で様子を確認して、異変があったらすぐに駆けつけることができます。巡回のタイミングについても、経験の浅い職員だと非常に不安で何度も確認に行くことがありますが、バイタルのデータが連動しているおかげで、職員も安心して勤務に臨むことができます。

(三宅さん)
経験のあるスタッフだと、どんなタイミングで巡回に行けばいいか察することができますが、経験の浅いスタッフだと分からないので、不安が多いんですよね。その精神的負担が減ったのはとても大きいです。
あと、これまではご家族に連絡する時に、日中の様子を手書きで記録し同じ内容を口頭で伝えていたので、二度手間になっていました。ケアカルテ導入後は機器と連動して介護記録が自動で反映されるので、特に午後、手書き記録に追われていた時間が減った分、気持ちにゆとりもでき、利用者さんと関わる時間が増えました。

(臼井さん)
これまでは1ヶ月分をまとめた一覧の記録を手書きで作っていましたが、今では一瞬で一覧にでき、見やすくなりました。ペーパーレスで部屋も片付けやすくなったと思います。

(永田さん)
とにかく「使い勝手が良い」のが一番のメリットです。他のソフトと比べても断然分かりやすく、システムに明るくない職員でも使いこなせると思います。
まだまだ私たちも、ケアカルテの機能全てを使いこなせていないでしょうから、これからどんどんいろんな機能を活用して業務品質を高めていきたいです。また今後は、ご家族や保護者への連絡ツールの拡充を期待しています。連絡帳や写真の記録を共有するサービスが実現すれば、利用者とご家族がさらにツナがり信頼関係も深まると思います。

お話を聞いた施設

社会福祉法人 ひだまり
サービス 地域密着型特養(29名)、小多機(2拠点 29名、28名)、グループホーム(9名)、地域密着型通所介護(18名)、訪問看護(定員なし)、放課後デイ(1日10名)、生活介護(1日10名)、障がい児短期入所(4名)、障がい者相談支援(定員なし)、日中一時・移動支援(定員なし)、総合事業通所型サービス(10名)、居宅(定員なし)、看多機、買い物リハ(1日10名)、有償運送(定員なし)
住所 〒521-0212 滋賀県米原市本郷603-1/本部:本郷事業所
電話番号 0749-55-3131
サイトURL https://hidamari-shiga.jp/

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