●ケアカルテ導入前
記録はメモを取り、記録表に転記し、さらにシステムやExcelに記載するといった、たくさんの転記業務が発生していました。管理の観点でも、ご利用者の1日の流れに沿った記録管理ではなく、食事、排泄、バイタル等、記録項目毎に管理していたので、ご利用者の生活のリズムの把握も苦労していました。
ショートステイとデイサービスでは、連絡帳を毎回、介護記録を見ながらExcelで作成していたので、作成に時間が掛かっていました。
居宅介護支援事業所では、他法人はもちろん、同法人の施設にも利用票を紙で印刷しFAXを送るといった作業があり、ここにも時間が掛かっていました。
●ケアカルテ導入後
iPadで記録が直接入力できるようになり、記録が取りやすくなりました。そのおかげで、日々の生活の様子も記録として残すことができるようになりました。残っている紙の記録は、書き消し可能なラミネートされたメモ用紙ぐらいです。一度入力した記録はケース記録や温度板等、さまざまな形で活用ができるので、転記業務もほとんどなくなりました。システム運用も安定してきており、記録残業もなくなりました。
導入により介護、看護、リハビリ等さまざまな記録を一元管理することができるようになりました。一日の生活に沿った記録の管理が行えるので、さらにご利用者の個別ケアに力を入れることが可能になりました。
作成に時間が掛かっていたショートステイとデイサービス連絡帳も、CAREKARTEの記録から自動作成ができるので、印刷の時間のみで済むようになり大幅に効率化されました。
居宅介護支援事業所では、クラウド化によって法人内での利用票、提供票（実績）のやり取りは、ボタン一つでできるようになり、人同士のやり取りの手間が削減されました。
他法人様への利用票も、CAREKARTEのFAX一括送信機能を使って送っているため、紙で印刷してからFAXを送るという作業もなくなり、とても楽になりました。
また、CAREKARTEはインターネットに接続さえできれば、場所を選ばず使用することができます。surfaceと携帯型のプリンターを持ち運びして、ご利用者のご自宅や出先の車内でCAREKARTEを開き、計画書類を作成、印刷するなど、事務所に帰る手間が省けるようになりました。
●導入の壁
導入のタイミングで、ケアコネクトジャパン主催の研修会を実施しましたが、研修日程の調整や既存システムからCAREKARTEへのデータ移行が大変でした。また、研修会だけでは操作を覚えきれなかったので、システムが得意な職員主導で、導入後しばらくは、施設側でも勉強会を開催していました。研修日程の調整等が大変だった記憶があります。データ移行も大変でした。
しばらくして操作方法は覚えることが出来ましたが、法人全体でのCAREKARTE運用の方向性を定める必要性を感じた為、各施設の代表者を集い、運用プロジェクトを立
ち上げました。最初は基本的な介護項目から統一を図り、特に施設毎で違いがあった、ショートステイの連絡帳ノートを情報提供表で統一するなど、応用機能まで完璧に運用にもっていくまで、1年半ほど時間が掛かりました。ICT化に真剣に取り組んだ結果が、今の業務効率化に繋がっています。
●おすすめの機能
①記録の一括入力機能
以前使用していたシステムや紙の記録では、同じ記録を一括で入力することができず手間を感じていましたが、ケアカルテならチェック１つするだけで一括入力ができるので、ワーカーではとても重宝している機能になっています。
②写真記録機能
写真記録を簡単に取れるので、紙記録では人によって表現が変わっていたケガや状況観察の記録を客観的に残すことが出来るようになりました。
③音声入力機能（居宅介護支援・出先での入力）
居宅ケアマネでは、iPadの音声入力機能を使って、訪問時の録音メモを残しています。キーボードや手書きでは、書ききれない内容も多いのですが、音声入力機能を使えば、自動で文字が入力され、抜け忘れなく情報を残すことが出来、後で編集することで、正式な記録を管理することが出来ています。
●ケアカルテに求める新機能
外部との情報共有が円滑に行える仕組みがあるとうれしいです。特養ではとくに行政に提出しなければならない集計結果などの情報提供用紙があり、CAREKARTEを見たり出力をしながら指定書式に打ち込むといった作業が発生しています。そこが共有化して活用できる仕組みがあると、とても嬉しいです。
また、パソコンの文字も自由に大きくできるとありがたいです。
●梅香の里アピールポイント
①ユニットケアへの取組
梅香の里は、全居室ユニット管理の特養です。全国個室ユニット型施設推進協議会の実地研修施設にもなっており、ご利用者がより自分らしく生活できる介護を行っております。
http://www.hashoukai.or.jp/document/baika/baikanosato_torikumi.pdf
②癒しの空間、足湯
梅香の里１Ｆには足湯スペースがあります。コロナ禍で増えてきたリモート会議も、足湯に浸かりながらできたらと思ってしまうくらい、リラクゼーション＋集中力が高まる素敵な癒しの空間です。
③看板犬、あいちゃん
梅香の里の事務所には看板犬のあいちゃんがいます。ショートステイにはあいちゃん目当てのご利用者がいらっしゃったりします。栄養士さんにとっても懐いている姿がかわいいです。
