●システム検討における記録方法やシステム化へのこだわり・方針
■入所
ちょうじゅ（現ケアカルテ）導入前からパソコンで記録管理を行なっていましたが、リアルタイムの記録ができず、ケース記録の作成だけで毎日30分以上の作業が必要でした。
さらに事後入力ということもあって、記録の入力漏れが発生しており、パソコンでの記録入力に限界を感じていました。
また、記録用パソコンとインターネット接続用のパソコンが別管理であったため、パソコン台数も多く、不便さを感じていました。
■通所
当時は手書き記録で、送迎や翌日の準備をした後に、スタッフの書いたメモを書き写す作業を1時間かけて行っていることが度々ありました。
他部門の記録システム化、情報共有を目的にシステム化を進めることになりました。
■訪問
訪問先からの帰所後に記録を作成するという運用をしていたため、時間のかかる記録作業について、多くを事業所に戻ってからおこなわなければいけない、という状態が日常化していました。
このように各部署同じような問題を抱えていたため、下記の2点に重点を置き、システムを探していました。
リアルタイムに記録ができ、ムダな作業時間を減らして業務を効率化できるシステム ケアプランに基づく記録が行えるシステム
●システム導入までの運用体制
■入所
記録業務は、あるメーカーのソフトを使用していましたが、パソコンへの入力作業だけで毎日30分以上かかっていて、リアルタイムの記録はとてもできない状態でした。
利用者情報は、フェースシート、ケアプラン、情報提供書など、独自様式を採用し、ネットワーク上のファイルサーバーに、利用者ごとのフォルダを作成して、管理していました。
このように、二種類の管理方法が混在しており、パソコン台数に制限もあったため、印刷しておかなければ、確認ができないなど、ペーパーレス化が難しい状況でした。
■通所・訪問
独自様式のシートを使用してメモを残し、送迎や翌日の準備等の業務終了後・事業所に戻った後に書き写す作業をおこなっていましたが、その作業だけでも毎日1時間近くかかっていたため、帰宅時間が遅くなってしまうことがありました。
■居宅介護支援
請求業務の不便さという点でシステムを検討し始めたのですが、在宅サービスを多く展開する当法人のケアマネジャーとの情報交換も、ほとんどが紙媒体や電話連絡でした。
システムを見直す機会に、相談記録を含む全ての問題点を解消できるシステムを探していました。
それぞれ事業所、部門、職種毎に、別々に記録を管理していたため、利用者の様子を確認するため、各部門を行ったり来たりしながら情報収集しなければならなかったため、この作業が大変でたびたび残業になることもありました。
●ちょうじゅ（現ケアカルテ）を知ったきっかけ
東京ビッグサイトで開催された国際福祉機器展で調査を行ったスタッフから、「これまで抱えていた問題が解決できるシステムを見つけた」と報告を受けてちょうじゅ（現ケアカルテ）の存在を知りました。
その時は報告だけだったため、具体的にどのようなシステムなのか、本当に問題解決ができるものなのか、半信半疑でしたが、その後、東京で開催されたケアコネクトジャパン主催のシステム説明会に参加したことで、システムの可能性を知ることができました。
半信半疑の状態から、ちょうじゅ（現ケアカルテ）であれば問題解決できると、判断して本格的に検討し始めることになりました。
●導入を決定した理由
実はちょうじゅ（現ケアカルテ）に決定する前に別のメーカーで「これにしよう」と決まりかけていましたが、納得はしていませんでした。
介護現場で必要とする機能、欲しい機能を実現できるものはちょうじゅ（現ケアカルテ）だけでした。
システムももちろんですが、担当営業の説明が良かったのも大きなポイントです。
何社か検討する中、メーカーのデモンストレーションでの確認のポイントや質問の内容には大差はありませんでしたが、他社の営業は答えられなかったり、返答が曖昧だったりしたため、担当営業で決めたと言っても過言ではありません。ケアコネクトジャパンの担当営業は、製品に対する自信が溢れていました。
また、ちょうじゅ（現ケアカルテ）は、オーダーの仕組みがあり、ケアプランに基づいた記録を残すこともできるため、「これが探していたシステムなんだ！」と導入を決めました。
●導入後の主な利用体制（業務の流れ）
利用者情報登録、ケアプラン作成、指示出し、実施記録入力、介護保険請求まで、全てが連動しており、全業務において、ちょうじゅ（現ケアカルテ）の機能をフル活用しています。
現在のところ、活用できていない事業所、部門はありません。
iPadやiPodtouchなどモバイルで撮影した写真を、来館されたケアマネジャーに見せたり、体重測定の記録をグラフにしてご家族へお渡ししたり、情報提供にも活用しています。
専門職が少ないグループホームや通所介護事業所でも、本部からドクターやナースが記録を確認して指示を出すことができるようになり、情報共有がスムーズになりました。
反対にドクターやナースが別事業所に訪問中に緊急の指示を求められた場合も、事業所にあるパソコンから記録の確認ができ、適切な指示を出すこともできます。
請求処理を行う事務部門もサービス提供内容の確認のために現場を行き来することが少なくなり、有効活用しています。
2013年11月には新たに老健のサテライト施設も開設されます（東京湾から富士山も一望できるリゾート風の別館です！）。
ちょうじゅ（現ケアカルテ）によるネットワーク機能を活用する事で、本館とのリアルタイムな情報連携もスムーズにおこなえるものと想定しています（2013年4月時点）。
●利用するスタッフの評価
記録入力に関しては完璧です！
パソコンが苦手な職員も多く、「覚えられないのではないか・・・」と不安な声も聞かれたが、「やってみたらできる」という気持ちの変化が生まれています。
ちょうじゅ（現ケアカルテ）が完全に業務の中に溶け込んでおり、次のステップとして、入力した記録の参照や分析、こんな機能があったら便利など、ちょうじゅ（現ケアカルテ）に対する欲が出てくるようになりました。
●施設全体としての効果
検討当初の課題や目的はすでにクリアできています。
利用者からの視点では、ケアプランに基づいたケア・記録が残せているという点が大きいです。
今までは何かないと入れていなかった記録も多く残せるようになりました。
法人全体でバランスよく全て使えているため、システムの再検討は非常に苦労しましたが、導入して本当に良かったと思っています。
●ちょうじゅ（現ケアカルテ）でご不満な点、改善してほしい点、現在の課題
老健、通所リハ、訪問リハ、訪問看護、グループホーム、通所介護でオーダリング機能を使用していますが、指示出しに時間がかかっているため、ケアプラン立案からそのまま指示を出せるなど、もっと指示出し作業が簡略化されれば嬉しいです。
訪問サービスでモバイルを使用していますが、地図ソフトやメールとの連動、外出先で過去の記録を確認したり、フェースシート等の帳票を持ち歩けるようになるともっと活用できると思います。
●施設運営に関して弊社サービスの活用・検討されていること
日々ちょうじゅ（現ケアカルテ）を使用していく中で、現場からシステムに対する要望が上がってきますが、ちょうじゅ（現ケアカルテ）のカスタマイズ機能を使うことで、ほとんどの要求に応えられます。
一定期間要望を集約し、システムをカスタマイズする、このサイクルで現場に合ったより良いシステムに改善していきます。
利用者様やご家族のニーズに合わせて、サテライト施設の他にも今後新たな施設・サービスをグループとして展開してゆく予定です。
どの事業所でも均一に情報共有・活用してゆける様な運営体制を維持していきたいと思います。
最終的には、母体の病院の電子カルテとの連携をしたいと考えています。
病院とも連携ができるようになれば、医療と介護の情報連携が理想のものとなります。
●今後に期待すること、導入システム・サポート体制などへのご意見
データセンターを利用していますが、災害や障害などインターネット回線が使用できない場合でも、最低限の利用者情報や記録を確認できるよう対応をお願いします。
SNSのような機能でご家族が自宅から記録を活用できる機能、職員が外出時にも記録を確認できる機能も強化してください。
